CL Communication prend en charge toute la partie liée à la logistique générale et intervient en tant que véritable chef d’orchestre :

• Compte rendu des réunions de préparation, déroulement, programme

• Relations avec les fournisseurs, négociation des prix
• Check-list
• Planning de déroulement
• Organisation générale de l’accueil et du séjour
• Edition d’une plaquette d’informations pratiques
• Définition du cahier des charges traiteur : tableau des repas, négociation avec le traiteur, confirmation des nombres et prestations, suivi
• Mise en place et gestion du transport des participants pendant la manifestation entre les hôtels, le lieu de la manifestation, les lieux de soirées, ainsi que pour les accompagnants
• Etablissement des cahiers des charges avec les différents prestataires : définition des besoins en terme d’espace, d’aménagement, de mobilier, d’audiovisuel, de signalétique, d’exposition
• Suivi et mise en place des prestations
• Gestion du bon déroulement de la manifestation

• Vérification de l’ensemble des factures
• Etablissement des récapitulatifs post-manifestation
• Envoi des lettres de remerciements aux intervenants, prestataires, participants et partenaires